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ERP Planung

Planung von ERP – Systemen

Ein wichtiger Schritt lange vor der Entscheidung für die Installation eines ERP-Systems ist die sorgfältige Planung. Hier werden entscheidende Weichen gestellt. Ergebnis der Vorplanung ist immer ein detailliertes Pflichtenheft, welches als Grundlage für die Auswahl des ERP-Systems und die Verhandlungen ist.

An dieser Stelle ist es sinnvoll erfahrene externe Partner hinzuzuziehen.

Step 1 - Arbeitsabläufe analysieren

Der erste und wichtigste Schritt ist eine Ideenphase mit der Geschäftsführung in der es um die Darstellung der kritischen Geschäftsprozesse geht.

Was ist das Besondere an der Branche in der wir uns bewegen?

Wo liegen die besonderen Stärken des Unternehmens?

Was muss besonders beachtet werden?


Es geht ausdrücklich nicht um die 1:1 Abbildung der vorhandenen Arbeitsabläufe. Häufig werden gewachsene und komplexe Prozesse aufwändig abgebildet um dann später mit noch mehr Aufwand vereinfacht zu werden. Hier ist die kritische Geschäftsführung und ausgewählte Spezialisten aus den Fachbereichen gefragt.

Ein Berater kann nach dieser Runde sehr gut beurteilen, mit wem er es zu tun hat und wo es mögliche Problempunkte geben kann.

Bei der Auswahl von ERP-Systemen sollte man darauf achten so wenig wie möglich auf Programmerweiterungen und Anpassungen zu setzen. Je näher man sich am Standard bewegt, um so besser.

Oft sind es die ausgefeilten Standardprozesse der ERP-Anbieter die es Unternehmen gestatten optimierte Abläufe zu etablieren ohne den Aufwand ins Unermessliche zu steigern.

Schwache Prozesse und Best-Practices-Abläufe müssen sorgfältig identifiziert werden.

Dabei kann externe Beratung helfen, die blinden Punkte in einem Unternehmen aufzudecken.

Step 2 – Alternativen prüfen

Erst wenn der erste Step abgeschlossen ist und alle unternehmenskritischen Prozesse definiert sind, kann die Auswahl einer geeigneten ERP-Lösung beginnen. Die modulierten Geschäftsprozesse dienen von nun an als Grundlage.

Wichtige Kostenblöcke der Einführung eines ERP Systems:

Hardwarebedarf

Oft werden ressourcenhungrige Anwendungen angeboten, die einen nicht zu vernachlässigenden Aufwand an Hardwarekosten nach sich ziehen.

Lizenz- und Wartungskosten
Implementierungsaufwand

Dieser Aufwand kann schon zu Beginn der Verhandlungen durch sorgfältige Modelle der Geschäftsprozesse klein gehalten werden. Das Geschäfts-Prozess-Modell ist die Grundlage aller weiteren Schritte. ERP-Anbieter wissen das und versuchen oft diese festgelegten Prozesse zu umgehen.

Integrationsaufwand in vorhandene Systeme

Das ERP-System muss in die IT-Landschaft passen oder aber die IT-Landschaft muss zum ERP-System passen. Achtung: Wichtige strategische Entscheidung! Die Kosten für einen strategischen Plattformwechsel müssen unbedingt auf den Tisch.

Die Bereiche Beschaffung, Logistik und Vertrieb müssen nahtlos mit der Produktion vernetzt sein. Je nach Ausrichtung muss die Forschung und Entwicklung eng an die übrigen Bereiche angekoppelt werden. Ideal ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklung und Technologie.

Ideal sind Systeme, die alle Fachbereiche integrieren können. Dadurch entsteht ein unglaublicher Vorteil. Die nahtlose Verknüpfung von übergeordneten Prozessen.

Die 100-Prozent-Falle

Achten Sie darauf die Kernkompetenzen zu definieren und schnell zu einer soliden und funktionierenden ERP-Basis zu kommen. Ein um 10-30 Prozent reduzierter Abdeckungsgrad ist empfehlenswert. Die Vorteile liegen auf der Hand. Eine zügige Implementierung mit sehr guten Effekten bei der Schulung und Einführung des Personals gehört zu den nicht zu unterschätzenden Vorteilen. Die volle Ausbaustufe wird auch bei 100-Prozent-Lösungen oft erst nach Jahren erreicht. In den meisten Fällen haben sich bis dahin technologische Verschiebungen und neue Möglichkeiten ergeben, die es zu nutzen gilt.

Wichtig ist auch hier die Definition und Pflege der Geschäftsprozesse. Alle GP, die nicht direkt im ERP-System abgebildet werden können, müssen klar erkennbar sein.

Kaufempfehlungen

Lösungen wie SAP und Oracle sind solide und langlebig. Sie gelten allerdings auch als sehr teuer. Alternativen wie Microsoft Dynamic Nav, proALPHA etc. fallen etwas preisgünstiger aus. Der Markt für ERP Software konsolidiert sich gerade sehr stark. Das macht es einfacher für den Kunden langfristige Entscheidungen zu treffen. Eine Kaufempfehlung kann erst abgeben werden, wenn eine gute Vorbereitung gemacht wurde. ERP Anbieter sollte man erst dann ins Boot holen, wenn man seine Kernkompetenzen und Geschäftsprozesse genau kennt.

Step 3 – Der richtige Partner

Bei ERP-Software ist es immer wichtig ein Systemhaus zu finden, das für die Implementierungsphase und für die anschließende Zusammenarbeit geeignet ist. Die reine Installation ist nur ein kleiner Teil des Gesamtaufwandes. Die Sicherheit des gesamten Unternehmens liegt am Ende ganz beim ERP-System. Es muss zu 99 Prozent verfügbar und zu 100 Prozent wiederherstellbar sein. Der Betrieb von derartig wichtigen Systemen muss vertraglich geregelt sein. Spätestens an dieser Stelle wird sichtbar, wie professionell der Partner agiert. Kein seriöses Serviceunternehmen wird sich an dieser Stelle auf Risiken einlassen.

Werksvertrag

Diese Verträge schreiben genau fest, welche Leistungen des ERP-Systems funktionieren müssen. Fällt etwas aus oder funktioniert nicht entsprechend Vertrag, so tritt der Dienstleister in die Pflicht und sorgt für Abhilfe. Im Gegensatz etwa zu einem Dienstvertrag, der nur die regelmäßige Erbringung von Leistung zum Inhalt hat, zielt der Werkvertrag immer auf ein zuvor festgelegtes Ergebnis ab - in diesem Fall eben ein funktionierendes ERP-System. Notfalls wird so lange daran gearbeitet, bis alles rund läuft.

Präzise Ausschreibung

Die Grundlage für jede erfolgreiche Angebotseinholung sind präzise fachliche Spezifikationen und vollständige und übersichtliche Ausschreibungsunterlagen. Auch hier kann das externe Spezialisten-Know-How die Qualität im gesamten Vergabeprozess verbessern. Wichtig ist, die geforderten Leistungen so klar und strukturiert zu beschreiben, dass jeder Realisationspartner, der in Frage kommt, die inhaltlich verbindlichen Vorgaben in sein Portfolio einordnen und mit eindeutigen Preisangaben versehen kann. Ein enges fachliches Raster sollte keinen Spielraum für Interpretationen lassen. Dann ist es möglich, die vorgelegten Angebote preislich und fachlich vernünftig miteinander zu vergleichen und die beste Wahl zu treffen.

Bietergespräche sollten stets ergebnisorientiert verlaufen. Vertriebliche Aufwärmrunden sind ebenso wenig hilfreich wie die Versuche der Dienstleister, die für sie unangenehmen Vertragsbestandteile bis kurz vor den Zeitpunkt der Unterzeichnung hinauszuzögern - verbunden mit der Hoffnung, der Auftraggeber werde im letzten Moment doch noch nachgeben. Seriöse IT-Partner werden von sich aus auf einen sachdienlichen Informationsaustausch Wert legen, der das ERP-Projekt und die notwendigen fachlichen und kaufmännischen Entscheidungen voranbringt. Läuft alles optimal, müssen am Ende der Entscheidungsphase nur noch die Ausschreibungsunterlagen als Vertrag übernommen und unterzeichnet werden.

Der Umfang der abzugleichenden Unterlagen und der Abgleich an das jeweilige ERP-System sind durchaus Leistungen, die man dem ERP-Anbieter bezahlen sollte, falls es nicht zum Vertrag kommt.

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Dipl.-Ing. (FH) Ralf Zöbisch

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